Voltijds Vast


Organisatie
AFS Interculturele Programma's vzw
AFS Interculturele Programma’s vzw maakt deel uit van een wereldwijd netwerk dat jongeren en gezinnen via interculturele leerervaringen een open blik op een multiculturele en geglobaliseerde wereld wil bieden. AFS is een vrijwilligersorganisatie die hiertoe internationale uitwisselingen organiseert voor jongeren en jongvolwassenen en zich inzet om samen met actieve vrijwilligers en onderwijsinstellingen ook in Vlaanderen bij te dragen aan een respectvolle en rechtvaardige samenleving. In Vlaanderen zetten meer dan 800 vrijwilligers (ondersteund door een professionele staf van 16 mensen) zich in om dit doel te bereiken.
Functie
Hij/zij ondersteunt het vrijwilligerssecretariaat (o.a. de registratie van vrijwilligers) en het directiesecretariaat van AFS.
Hij/zij is verantwoordelijk voor de verhuur van de AFS-infrastructuur aan vrijwilligers en externen en voor het intern uitlenen van IT- en audiovisueel materiaal. Hiervoor stelt hij/zij de nodige systemen op punt.

Hij/zij staat in voor de deelnemersadministratie van de verschillende hosting- en sendingkampen die AFS als deel van zijn internationale programma’s organiseert. Hij/zij zorgt er voor dat deze oriëntatiekampen ook logistiek feilloos worden voorbereid en zorgt op bepaalde activiteiten voor ondersteuning ter plaatse.

Hij/zij staat in voor de administratieve en logistieke opvolging van nationale vrijwilligersinitiatieven zoals vormings- en beleidsdagen en -weekends.
Hij/zij volgt de inschrijvingen op, onderhoudt het contact met de betrokken vormingscentra, verzamelt het materiaal, regelt de catering, …
Hij/zij zorgt gedurende het hele proces voor een accurate opvolging zodat elk evenement van inschrijving tot slot zo vlot mogelijk verloopt.
Voor dit soort events werkt hij/zij nauw samen met de collega’s binnen het educatieteam van AFS en nationale AFS-vrijwilligers.

Hij/zij staat in voor het dagelijks gebouwbeheer, het officemanagement (bestellingen kantoorbenodigdheden, nazichten apparatuur zoals kopieermachines, jaarlijkse nazichten brandweer en alarmcentrale, …) en voor het opvolgen van het IT-beheer (samen met de externe consultant die AFS hiervoor heeft aangesteld).
Hij/zij zorgt voor het stockbeheer (bestellingen en uitleen) en een ordelijke opslag van alle materialen.
Profiel
Diploma: Minimaal een diploma secundair onderwijs bij voorkeur in een administratieve of logistieke opleiding.

Kennis en vaardigheden:
- In het bezit van een rijbewijs B
- Goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling
- Goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling
- Kunnen werken met de courante Office-toepassingen
- Technisch inzicht (kleine klusjes in kantoor zelf kunnen doen)
- Handig met kantoorapparatuur
- Ervaring in het werken met planningstools en databases
- Administratief accuraat, ordelijk en gestructureerd
- Sterk timemanagement (goed in het respecteren van deadlines)

Strekt tot aanbeveling:
- Ervaring in het werken met vrijwilligers
- Ervaring in officemanagement
- Ervaring in het organiseren van evenementen
- Basiskennis IT-apparatuur

Wij zoeken een sociaal vaardige en vlotte persoon die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken. We zoeken iemand die zelfredzaam en probleemoplossend is, die gestructureerd en analytisch werkt en die nauwgezet met deadlines omgaat.
Iemand die graag met vrijwilligers werkt en voldoening vindt in het ondersteunen van hun projecten.
We hebben iemand nodig die praktisch is aangelegd en een hands-on mentaliteit ten toon spreidt. Iemand die oog heeft voor orde en graag bijdraagt aan een proper, gezond en aangenaam kantoor.
Onze nieuwe collega zorgt door het opmaken en opvolgen van een goede planning voor een feilloze kantoorwerking. Hij/zij zorgt voor voldoende en opgeruimd materiaal, apparatuur die werkt en een perfect uitleensysteem.
Voor ons kantoor in Mechelen zoeken we iemand die zijn collega’s durft aanspreken op hun bijdrage aan een vlot draaiend kantoor en die hen de nodige handvaten biedt voor een goede administratieve en logistieke werking.
Deze job zal (matig) avond- en weekendwerk bevatten.
Aanbod
Een gevarieerde voltijdse job in een enthousiaste omgeving. De kans om in een internationale context boeiende projecten te ondersteunen. Een job met veel kans tot eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Een centraal gelegen werkplaats vlak aan het station in Mechelen. Een flexibele arbeidsduurregeling en een rechtvaardige regeling inzake overuren voor avond- en weekendwerk.
Verloning volgens barema A2 paritair comité 329 met verschillende extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en pensioensparen.
Solliciteren
Contactpersoon: info@afsvlaanderen.be
Reageren voor: 05/03/2018

Uw sollicitaties graag digitaal ter attentie van Caroline Steyaert op krista.norga@afs.org ten laatste op 4 maart 2018.